10 золотых правил планирования

Правило 1

Делите объём работы на блоки

    Если объединить в рабочие блоки схожую по характеру работу, например: телефонные звонки, ответы на письма и так далее, то налицо значительная экономия времени. Ведь не придётся переключаться на разные задачи.

Правило 2
Устраивайте «часы тишины»

    Когда необходимо сделать важную работу, часто отвлекают телефонные звонки, коллеги… Чтобы избежать «отвлекающего фактора», установите время, когда вас ни для кого нет, так называемые «часы тишины». Отключите телефон или включите автоответчик, если есть возможность, закройтесь в кабинете. Так вы сможете максимально сосредоточиться на работе и выполнить её быстрее без потерь качества.

86516476

Правило 3
Помните о важности расстановки приоритетов

    Одна из наиболее распространённых проблем «неуспевания» — стремление сделать много и сразу. Но в сутках только 24 часа, а рабочий день обычно составляет всего 8 из них. Работая сутками, мы загоняем себя в состояние стресса, в котором, увы, о качественной работе говорить не приходится. Поэтому стоит чётко расставлять приоритеты, исходя из реальной важности дел и необходимых сроков выполнения. Следуя этому правилу, не удастся отложить на потом первоочередную задачу, ведь работа начнется с дела № 1.

Правило 4
Учитывайте колебания работоспособности

    У каждого человека производительность труда меняется в течение дня.
    И это не зависит от того, к какому типу относит себя человек — «жаворонкам» или «совам».
    В планировании нужно учитывать пики работоспособности и её спады. Таким образом,наиболее важные дела стоит планировать на периоды повышения работоспособности, когда чувствуете прилив сил. А рутинную работу лучше отложить на период спада — обычно это послеобеденное время.

Правило 5
Старайтесь выполнять только важные дела

    Сегодня практически каждый знает о правиле Парето. Нужно ли объяснять, что 80% прибыли приносит лишь 20% клиентов? Это правило справедливо и в других областях. Если в любом деле ограничиваться выполнением действительно важного, то рабочее время можно сократить до 20%, получив 80% результата. Проблема только в том, чтобы вычленить те самые 20% важных дел, от которых зависит 80% успеха. 

Правило 6
Устанавливайте регламент

    Отводите на каждое дело (переговоры, совещания, работу с корреспонденцией и т. д.) чёткий временной промежуток.     Это поспособствует активизации и упорядочению рабочих процессов. Уважайте своё и чужое время. Помните: время — деньги. Потраченное впустую время — это недозаработанные вами деньги.

женщина-и-работа

Правило 7
Применяйте тактику «нарезания салями»

    Суть «нарезания салями» в том, что большое задание выполняется маленькими частями. Человеку свойственно откладывать на потом любое дело, результат которого отдален во времени. С этой студенческой привычкой потом многие борются всю жизнь. Обоснуйте для себя выгодность тактики «нарезания салями». Что человек чаще всего говорит, когда очень голоден? Что-то в духе: «Я так голоден, что готов съесть целого слона».
    А ведь на самом деле, как бы ни был голоден человек, целого слона он съесть не в состоянии. Вот если ему помогут друзья или он этого слона разделает на порции, заморозит и каждый день будет себе готовить, все сложится совсем по-другому. Так и с работой. Набросившись в одиночку на такого «слона», вы рискуете «лопнуть от обжорства». 

Правило 8
Делегируйте свои полномочия

    Если вы дорожите своим временем, не разменивайтесь по мелочам. Смело доверяйте второстепенные мелкие рутинные задания людям соответствующей квалификации. Делегировать можно не только внутри компании, но и во вне. На современном рынке услуг есть масса предприятий, которые могут предоставить квалифицированных сотрудников для выполнения определённого объёма работ. Порой бывает выгоднее работать с такими компаниями, чем содержать штатную единицу на предприятии, а то и целое подразделение. Это может касаться сотрудничества с рекламными агентствами, таможенными декларантами, даже бухгалтерский учёт сегодня можно поручить другой компании.

Правило 9
Главные задачи выполняйте рано утром

   Часто ли вам портили планы неожиданные звонки ровно в 9:00, какие-то обстоятельства, которые заставляли сдвигать собственные планы? Однако если не с краха планов начнётся рабочий день, а с ощущения успеха, то и непредвиденные помехи не испортят положительного настроя на успех.
А для получения «успешного заряда» достаточно всего лишь сделать важное для себя дело до начала рабочего дня или хотя бы начать это важное дело (помните о тактике «нарезания салями»).
А то, что уже сделано, результат и успех вашей ранней работы, никому не удастся испортить или отнять. Секретом многих успешных людей является именно раннее решение важных дел. Такое решающее опережение приносит свои дивиденды.

Правило 10
Устанавливайте чёткие сроки выполнения проектов

    Как правило, многие задумки остаются нереализованными из-за обилия так называемой текучки. Есть простое решение проблемы: достаточно в начале месяца зарезервировать в ежедневнике определенные временные промежутки (например, один-два дня или часа) для выполнения задуманного. Тогда, планируя в дальнейшем рабочую неделю, вы будете учитывать эти временные промежутки.

    Кстати, такие планы, как и важные встречи или другие события, также нужно записывать в формате ЦДФ (цифры, даты и факты). Тогда у вас не появится соблазна передвинуть это дело как незначительное.

 

Похожие статьи...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>